INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Lombardi Francesco
Studio di Amministrazioni Condominiali “EFFELLESTUDIO”
Indirizzo: Via Marcello Marini 2 – 60125 – Ancona – AN
Email: privacy@effellestudioancona.it
Telefono: +39 3772633935
Partita IVA: IT 02662930425

Qualifiche professionali:
Amministratore certificato A.N.AMM.I. (Associazione Nazionale Amministratori Immobili)
Attività svolta secondo il Codice Civile (artt. 1130-1140) e D.M. 140/2014

2. TIPOLOGIE DI DATI TRATTATI

2.1 Dati raccolti tramite sito web

Modulo di contatto:

• Nome (obbligatorio)
• Cognome (facoltativo)
• Indirizzo email (obbligatorio)
• Messaggio dell’utente (obbligatorio)

Form richiesta preventivo gratuito:

• Nome e Cognome
• Telefono ed Email
• Indirizzo
• Città
• Numero di unità immobiliari
• Tipologia riscaldamento (autonomo/centralizzato)
• Presenza ascensore (sì/no)
• Ulteriori informazioni

2.2 Dati raccolti nell’attività professionale

Dati dei condomini gestiti:

• Dati anagrafici proprietari e inquilini
• Codici fiscali e dati identificativi
• Dati bancari per pagamenti
• Dati catastali delle unità immobiliari
• Situazione patrimoniale condominiale
• Corrispondenza e comunicazioni

Dati fornitori e professionisti:

• Dati anagrafici e societari
• Dati fiscali e bancari
• Documentazione contrattuale
• Fatture e documenti contabili

Dati da amministratori precedenti:

• Archivi documentali condominiali
• Situazioni contabili pregresse
• Anagrafi condominiali
• Contratti e convenzioni

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA

3.1 Finalità connesse all’attività professionale

a) Gestione amministrativa condominiale (base giuridica: art. 6, comma 1, lett. b GDPR – esecuzione contratto)

• Rappresentanza legale del condominio
• Esecuzione delibere assembleari
• Predisposizione rendiconti e preventivi
• Gestione contabilità condominiale
• Rapporti con fornitori e dipendenti del condominio

b) Adempimenti fiscali e legali obbligatori (base giuridica: art. 6, comma 1, lett. c GDPR – obbligo legale)

• Adempimenti fiscali del condominio
• Comunicazioni obbligatorie ad enti pubblici
• Conservazione documentale per termini di legge
• Certificazioni per recupero fiscale

c) Prestazioni straordinarie (base giuridica: art. 6, comma 1, lett. b GDPR – esecuzione contratto)

• Convocazione assemblee e redazione verbali
• Gestione contratti d’appalto
• Solleciti pagamenti e gestione morosità
• Pratiche notarili e trasferimenti proprietà
• Gestione sinistri e pratiche legali

3.2 Finalità di marketing (base giuridica: art. 6, comma 1, lett. a GDPR – consenso)

Previo consenso specifico:

• Invio comunicazioni commerciali sui nostri servizi
• Newsletter informativa su normative condominiali
• Inviti a seminari e corsi formativi

4. MODALITÀ DI TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati:

• Con strumenti informatici e manuali
• Nel rispetto dei principi di correttezza, lealtà e trasparenza
• Con misure di sicurezza tecniche e organizzative appropriate
• Da personale autorizzato e formato sulla privacy

Strumenti utilizzati:

• Software gestionale DANEA Domustudio (cloud)
• Sistemi di posta elettronica certificata
• Piattaforme di videoconferenza per assemblee online
• Strumenti di archiviazione documentale digitale

5. COMUNICAZIONE E TRASFERIMENTO DATI

5.1 Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati a:

Soggetti necessari per l’attività:

• Commercialisti e consulenti fiscali
• Avvocati e consulenti legali
• Tecnici e periti per valutazioni
• Fornitori del condominio
• Banche e istituti di credito

Enti pubblici e autorità:

• Agenzia delle Entrate
• Comuni e uffici tecnici
• Autorità giudiziarie
• Compagnie assicurative

Responsabili del trattamento:

• DANEA Soft S.r.l. (software gestionale)
• Provider servizi informatici
• Servizi di postalizzazione
• Fornitori servizi cloud (Amazon Web Services)

5.2 Trasferimenti verso paesi terzi

I dati possono essere trasferiti verso paesi extra-UE limitatamente a:

• Amazon Web Services (USA) – con garanzie GDPR tramite:
  • Certificazione EU-US Data Privacy Framework
  • Clausole contrattuali standard
  • Data center prevalentemente europei
  • Trasferimenti minimizzati e solo per necessità tecniche

6. CONSERVAZIONE DEI DATI

Dati contrattuali e amministrativi: 10 anni dalla cessazione del rapporto (termini fiscali e civilistici)

Dati contabili: 10 anni dalla registrazione (Codice Civile)

Dati potenziali clienti: 3 anni dalla raccolta (finalità commerciali)

Dati per adempimenti legali: Per i termini previsti dalle specifiche normative

Comunicazioni e corrispondenza: 5 anni (tutela in caso di controversie)

7. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Hai diritto di:

• Accedere ai tuoi dati personali
• Rettificare dati inesatti o incompleti
• Cancellare i dati (quando possibile per legge)
• Limitare il trattamento in casi specifici
• Opporti al trattamento per motivi legittimi
• Portabilità dei dati in formato elettronico
• Revocare il consenso per marketing (senza effetti su altri trattamenti)
• Reclamo al Garante Privacy (www.garanteprivacy.it)

Come esercitare i diritti

Responsabile Legale:
Lombardi Francesco
Email: privacy@effellestudioancona.it
Telefono: +39 3772633935

8. MISURE DI SICUREZZA

Adottiamo misure tecniche e organizzative appropriate:

Misure tecniche:

• Accesso ai dati protetto da credenziali personali
• Backup automatici su cloud protetti
• Cifratura dei dati in transito e a riposo
• Software antivirus e firewall aggiornati

Misure organizzative:

• Formazione periodica del personale
• Procedure interne per gestione dati
• Controllo accessi ai sistemi informatici
• Registro delle attività di trattamento

9. COOKIE E ANALYTICS

Il sito utilizza:

• Cookie tecnici necessari per il funzionamento
• Google Analytics (previo consenso) per statistiche anonimizzate
• Cookie di preferenze per banner consensi

La gestione dei cookie è regolata dalla Cookie Policy accessibile tramite il banner.

10. AGGIORNAMENTI

Questa informativa può essere aggiornata. La versione vigente è sempre disponibile sul sito con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

Data ultimo aggiornamento: 28/09/2025

11. RIFERIMENTI NORMATIVI

• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
• D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy italiano)
• Codice Civile artt. 1130-1140
• D.M. 140/2014 (Amministratori di condominio)
• Provvedimenti Garante Privacy

Associazione di categoria: A.N.AMM.I. – Associazione Nazionale Amministratori Immobili
Verifica qualifica: www.anammi.it

Per qualsiasi domanda sulla presente informativa, contattare i riferimenti sopra indicati.